Todoist takenlijst tegen stress

Takenlijsten gaven mij tot voor kort juist altijd meer stress. Wanneer ik een taak opschreef verdween deze wel uit mijn hoofd, wat een rustig gevoel gaf. Echter wanneer ik met mijn takenlijst aan de slag ging, had ik geen idee bij welke taak ik zou beginnen, laat staan dat ik nog enig overzicht had welke taak wanneer af diende te zijn. Bovendien leek mijn takenlijst alleen te groeien, en niet te krimpen. Dus eindigde ik mijn werkdag met meer stress dan ik begon. Er tolden nog allerlei acties door mijn hoofd, aangezien ik mijn takenlijstje niet vertrouwde.

Stap 1
De eerste stap naar een betere takenlijst was voor mij het toepassen van de 2 minuten regel. Alle activiteiten die ik in 2 minuten kan afronden, doe ik nu direct. Voor de taken die langer dan 2 minuten duren, heb ik via het boek Grip van Rick Pastoor een takenlijst app ontdekt, die mij juist minder dan meer stress geeft. De naam is Todoist. Een gratis app, super logisch in gebruik en overzichtelijk. Het koste mij geen tijd om te ontdekken hoe de app werkt. Je kan bijbetalen voor extra functies, maar die heb ik nog niet nodig gehad.

Stap 2
De tips van Rick Pastoor hebben mij geholpen hoe ik vervolgens succesvol met een takenlijst om kan gaan. Rick geeft in zijn boek Grip overzichtelijk aan hoe je het beste een takenlijst kan gebruiken. Ik heb zijn techniek ondertussen wat veranderd naar hoe het voor mij goed werkt. Check vooral het boek van Rick als je het oorspronkelijke idee wilt volgen. In mijn agenda zet ik nu geen taken meer, alleen afspraken en deadlines. Daarnaast reserveer ik per dag in mijn agenda tijd voor e-mails en mijn takenlijst.

Stap 3
Ik heb in de Todoist app verschillende categorieën aangemaakt. Voor mij als zelfstandige zijn de verschillende categorieën de verschillende bedrijfjes waar ik mijn inkomen mee verdien. Zoals surfschool, yoga, verhuur en beach life coaching. Daarnaast heb ik een categorie “wachten op”. Maar je kan bijvoorbeeld ook categorieën van je projecten maken. Of geen categorieën gebruiken en al je taken in je inbox bij elkaar zetten.

Stap 4
Om mijn taken ook werkelijk af te kunnen ronden, zodat mijn lijst niet alleen langer wordt, deel ik mijn taken op in acties van minder dan 1 uur. Als een taak meer dan 1 uur kost, splits ik de taak af in meerdere taken. Hierdoor krijg ik iedere werkdag de voldoening taken te kunnen schrappen. Taken zijn dus geen projecten maar acties. Iedere taak krijgt van mij een datum, behalve de taken waarvan ik denk, het zou mooi zijn als ik dat nog eens een keer zou doen. Zoals leuke ideeën die ik wil uitvoeren, omdat het mij leuk lijkt. Maar die in prioriteit onderaan staan.

Stap 5
Alle taken die in mijn hoofd oppoppen en ik vanwege de 2 minuten regel niet direct doe, zet ik in de app. Ik zet mijn taak direct in een categorie. Omdat ze daar zo overzichtelijk staan, geeft het een zalig relaxed gevoel! In de tijd die ik nu niet met taken bezig ben, kan ik mij nu helemaal focussen op wat ik aan het doen ben, ipv dat er telkens een taak oppopt die mijn gedachtegang stoort. Dat geeft zowel gedurende werk- als privé tijd een relaxt hoofd. Doordat mijn huidige werkwijze zo’n vertrouwen geeft en daardoor een relaxt gevoel geeft, is het niet moeilijk de discipline op te brengen telkens een taak in de app te zetten, ipv te denken, dat onthoudt ik wel even. Ik heb dus geen taken meer op stukjes papier of in je telefoon onder notities staan. Wanneer je af en toe een taak dubbel opvoert, is dat geen enkel probleem. Je hebt hem zo gewist zodra je het opmerkt.

Stap 6
Iedere avond 10 minuutjes voordat ik stop met werken, check ik mijn taken voor de volgende dag en de dag erop. Als de volgende dag er te druk uit ziet, check ik de komende 7 dagen. Dit betekent soms dat ik besluit een taak te verplaatsen, in te korten en soms in zijn geheel te verwijderen. Vervolgens order ik de taken voor die dag in volgorde van afhandeling. Je kan in de app namelijk de taken makkelijk op volgorde zetten door ze te slepen. Je kan dus de dag van te voren al bepalen dat je bijvoorbeeld met de moeilijke taken begint en als beloning de makkelijke gaat doen. Of juist eerst alle korte taken doet, zodat je snel resultaat ziet.

Ik kan iedereen wiens hoofd overloopt aanbevelen Todoit eens uit te proberen. Het is geen wondermiddel voor een spontaan relaxt leven, maar als je er consequent mee omgaat, kan het je helpen een relaxter hoofd te krijgen. Ik ben Rick Pastoor in ieder geval dankbaar voor zijn tips!